MAAT Przepływ Dokumentów

Finanse

Moduł MAAT Przepływ Dokumentów obejmuje zarządzanie dokumentami przychodzącymi do firmy i wychodzącymi z firmy. Poszczególne grupy dokumentów mają zdefiniowane ścieżki przetwarzania. Wszystkie dokumenty przychodzące do firmy są rejestrowane od momentu wpływu dokumentu do sekretariatu, następnie przekazywane są między pracownikami i działami, aż po zarejestrowanie w rejestrze księgowym oraz w rozrachunkach, w przypadku gdy mamy do czynienia z rejestracją faktury zakupu.

Moduł MAAT Przepływ Dokumentów wyposażony jest w mechanizm zapamiętywania skanów dokumentów z możliwością wywoływania ich z dowolnego poziomu systemu. W ten sposób bez konieczności przeszukiwania segregatorów użytkownik może odwołać się w każdej chwili do obrazu dokumentu źródłowego.

W systemie rejestrowana jest ścieżka dokumentu, dzięki czemu można prześledzić przez jakie osoby ten dokument przechodził i gdzie w danej chwili się znajduje. System pozwala na wygodną identyfikację dokumentów poprzez kody kreskowe, co w znacznym stopniu ułatwia szybkie ich wyszukiwanie oraz przekazywanie między osobami i działami.

Na różnych etapach rejestrowania danych dokumentów mogą być uzupełniane informacje rozrachunkowe, księgowe, opisy merytoryczne, czy też rozliczenia dokumentów PZ.

Moduł MAAT Przepływ Dokumentów jest ściśle zintegrowany z modułem MAAT Finanse w szczególności z funkcjami do obsługi rozrachunków, przelewów oraz rejestrów księgowych oraz z modułem Produkcja, pozwalając na rejestrowanie dokumentacji technicznej np. rysnki, technologia itp. Dane dokumentów rejestrowane są tylko raz, a odpowiednie informacje widoczne są we wszystkich pozostałych modułach systemu.

Wybrane funkcje modułu MAAT Przepływ Dokumentów:

  • definicje sekretariatów, podział na oddziały, przyporządkowanie użytkowników,
  • definicje zakresu dostępnych funkcji i zakresu danych,
  • przyporządkowywanie filtrów obowiązujących dla danego sekretariatu,
  • centra produkcyjne, działy personalne, podział na oddziały,
  • możliwość zagnieżdżania działów, dział nadrzędny/podrzędny,
  • przyporządkowywanie osób w oparciu o danez modułu MAAT Pracownicy,
  • definicje zakresu funkcji dostępnych dla danego sekretariatu lub komórki organizacyjnej,
  • przeglądanie i wizualizacja całej struktury organizacyjnej w postaci drzewa,
  • definicje typów dokumentów obowiązujących w sekretariacie,
  • definicje atrybutów określających sposób przetwarzania dokumentów,
  • słowniki opisujące rodzaje dokumentów, rodzaje przesyłek i sposoby doręczenia,
  • rejestracja dokumentów przychodzących z uwzględnieniem uprawnień,
  • etapowe rejestrowanie danych, dane podstawowe, dane rozrachunkowe, dane księgowe, opis
    merytoryczny, dane produkcyjne np. informacje o remontach itp,
  • interfejs szybkiej rejestracji dokumentów, grupowe wprowadzanie danych powtarzalnych np. pakietu faktur od jednej firmy,
  • identyfikacja dokumentów poprzez kody kreskowe,
  • możliwość zarejestrowania skanu dokumentu,
  • przekazywanie dokumentów do działów personalnych wraz z zapamiętywaniem ścieżki
  • dokumentów i wskazaniem „przez kogo dany dokument przechodził”,
  • skazywanie miejsca aktualnej lokalizacji dokumentu,
  • ergonomiczne grupowe zaznaczanie dokumentów poprzez czytnik kodów kreskowych,
  • importowanie dokumentów z obcych systemów, po uprzednim zasileniu danymi tabeli importu, stany przetwarzania, etapy predefiniowane to:
    • przekazany,
      przeniesiony do rozrachunków,
    • zablokowany w rozrachunkach,
    • wypełniony danymi księgowymi,
    • opisany merytorycznie,
    • zadekretowany,
    • zaksięgowany – przeniesiony do rejestru VAT
  • współpraca z modułem MAAT Finanse,
  • możliwość rejestracji wszystkich danych VAT,
  • możliwość wykorzystania szablonów księgowych,
  • wypełniających automatycznie dekretację dokumentów,
  • rejestracja wszystkich danych rozrachunkowych potrzebnych do wystawiania przelewu zanim faktura zostanie zaksięgowana,
  • blokowanie /odblokowywanie płatności,
  • rejestracji płatności ratalnych,
  • opisy merytoryczny dokumentów, z ich dekretacją,
  • zestawienie należności i zobowiązań na wybrany dzień z podsumowaniem w wybranych przedziałach czasowych,
  • tworzenie ręczne i automatyczne przelewów bankowych, wynikających z aktualnego stanu rozrachunków,
  • możliwość tworzenia przelewów zbiorczych,
  • automatyczne księgowanie przelewów bankowych,
  • tworzenie własnych wzorów sprawozdań wyliczanych na podstawie wyrażeń definiowanych przez użytkownika,
  • tworzenie algorytmów rozliczania kosztów,
  • obsługa kas gotówkowych,
  • możliwość utworzenia interfejsu do eksploatowanego w firmie systemu Home Bankingu,
  • pełna obsługa wielowalutowości.